Die Zukunft der Personalprozesse gestalten

Michael Schikorra, Director Employee Experience Solutions bei ServiceNow, haben wir gefragt, wie die Zukunft der Personalprozesse aussieht. Schließlich ist auch dort KI auf dem Vormarsch. Bei ServiceNow nennt sich das Agentic AI – was einen Schritt hin zu autonomen Agenten darstellt.

Was verstehen Sie unter Agentic AI, und warum ist diese insbesondere im HR-Bereich so relevant?
AI Agents sind intelligente, autonome Systeme, die auf fortschrittlichen KI-Modellen und maschinellem Lernen basieren. Anders als klassische Automatisierungslösungen, die rein regelbasiert arbeiten, analysieren AI Agents kontinuierlich große Datenmengen in Echtzeit, erkennen Muster und treffen daraufhin eigenständige Entscheidungen. Im HR-Bereich ist das besonders relevant, da wiederkehrende, zeitintensive Aufgaben – wie das Erstellen länderspezifischer Arbeitsverträge, das Monitoring von Compliance-Vorgaben oder das Auslösen von Onboarding-Prozessen – automatisiert werden können. Dies ermöglicht es den Teams, sich verstärkt auf strategische und kreative Tätigkeiten zu konzentrieren, während Routineaufgaben effizient und fehlerfrei im Hintergrund ablaufen.

Können Sie uns einige konkrete Anwendungsfälle nennen, die den Nutzen der AI Agents in HR-Prozessen verdeutlichen?
Nehmen wir zum Beispiel den internationalen Einstellungsprozess: Ein Unternehmen, das in mehreren Ländern tätig ist, steht vor der Herausforderung, länderspezifische Arbeitsverträge zu erstellen. Das System kann sogar kulturelle Nuancen und sprachliche Feinheiten erfassen, indem es auf Trainingsdaten aus den jeweiligen Regionen zurückgreift.

Ein weiteres Beispiel ist die automatische Anpassung von HR-Richtlinien: Ändern sich gesetzliche Bestimmungen – etwa bei Mutterschutz oder Datenschutz – analysiert der AI Agent zunächst die bestehenden internen Prozesse und vergleicht sie mit den neuen Regelungen. Anschließend erstellt er Änderungsvorschläge, generiert entsprechende Kommunikationspläne und aktualisiert die internen Dokumentationen, sodass die Teams immer auf dem neuesten Stand sind.

Wie wird die Integration dieser AI Agents in bestehende Systeme realisiert? Welche Rolle spielt dabei die Dateninfrastruktur?
Die Integration unserer AI Agents basiert auf der einheitlichen Architektur der Now Platform. Unsere Workflow Data Fabric verbindet alle strukturierten und unstrukturierten Datenquellen des Unternehmens – unabhängig davon, ob diese in der Cloud, in On-Premise-Systemen oder in hybriden Umgebungen liegen. Diese Datenbasis ermöglicht es den AI Agents, kontextbezogene Analysen durchzuführen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Ein weiterer technischer Vorteil ist die Zero-Copy-Integration, die sicherstellt, dass Daten nicht verschoben oder dupliziert werden müssen. Das minimiert Sicherheitsrisiken und garantiert eine schnelle Datenverarbeitung. Durch die Kombination von KI, fortschrittlichen Analytik-Tools und einer robusten Dateninfrastruktur können unsere AI Agents HR-Prozesse nahezu in Echtzeit optimieren.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung dieser Systeme, und wie begegne Sie diesen Herausforderungen?
Die Implementierung von AI Agents in bestehende Systeme bringt einige Herausforderungen mit sich. Eine zentrale Schwierigkeit ist die Komplexität der Integration, da unterschiedliche Technologien und Datenformate berücksichtigt werden müssen. ServiceNow bietet hier eine einheitliche Plattform, die eine nahtlose Anbindung verschiedener Systeme ermöglicht und einen reibungslosen Datenaustausch gewährleistet.

Zudem ist die Qualität und Verfügbarkeit der Daten essenziell. AI Agents sind nur so gut wie die Informationen, mit denen sie arbeiten. Daher setzen wir auf ein robustes Datenmanagement, um sicherzustellen, dass unsere AI Agents stets auf konsistente, relevante und aktuelle Daten zugreifen können. Ein weiteres wesentliches Element ist die Skalierbarkeit: Die Lösung muss flexibel genug sein, um mit den wachsenden Anforderungen eines Unternehmens mitzuwachsen. Durch unser AI Agent Studio können Organisationen ihre eigenen AI Agents ohne tiefgehende Programmierkenntnisse erstellen und anpassen, wodurch sie jederzeit auf neue Anforderungen reagieren können.

Wie schätzen Sie die zukünftige Entwicklung dieser Technologie ein, insbesondere im HR-Bereich?
Die zukünftige Entwicklung von AI Agents im HR-Bereich wird von spannenden Innovationen geprägt sein. Ein wichtiger Trend ist die personalisierte Mitarbeitererfahrung: AI Agents werden zunehmend in der Lage sein, individuelle Schulungs- und Entwicklungsprogramme zu erstellen, die auf die Bedürfnisse und Karriereziele der Mitarbeitenden abgestimmt sind.

Ein weiterer Aspekt ist die Verbesserung der Mitarbeiterbindung. Durch die Analyse von Mitarbeiterfeedback und -verhalten können AI Agents frühzeitig Anzeichen für Unzufriedenheit erkennen und Unternehmen ermöglichen, gezielt Maßnahmen zur Steigerung der Zufriedenheit zu ergreifen. Darüber hinaus werden AI Agents zunehmend als virtuelle HR-Assistenten agieren, die Mitarbeitende bei administrativen Fragen unterstützen und HR-Teams entlasten.

Langfristig erwarten wir, dass sich AI Agents noch stärker in strategische Entscheidungsprozesse integrieren und Unternehmen dabei unterstützen, ihre HR-Strategien datenbasiert weiterzuentwickeln. Die intelligente Kombination aus Technologie und menschlicher Expertise wird entscheidend sein, um HR-Prozesse effizienter, personalisierter und zukunftsfähiger zu gestalten.

Welchen praktischen Rat würden Sie HR-Verantwortlichen geben, die den Einstieg in den Einsatz von AI Agents wagen möchten?
HR-Verantwortliche sollten zunächst klar definieren, in welchen Bereichen AI Agents den größten Mehrwert bieten können – etwa im Vertragsmanagement, Recruiting oder Onboarding. Entscheidend ist eine solide Datenbasis sowie die nahtlose Integration in bestehende HR-Systeme, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ebenso wichtig sind Schulungen und transparente Kommunikationsstrategien, um die Akzeptanz der Technologie im Unternehmen zu fördern. Ein schrittweiser, gut geplanter Ansatz hilft nicht nur dabei, administrative Prozesse effizienter zu gestalten, sondern ermöglicht es HR-Teams, sich verstärkt auf strategische Aufgaben und die Weiterentwicklung von Mitarbeitenden zu konzentrieren. Letztlich liegt der Schlüssel zum Erfolg in der intelligenten Kombination aus Technologie und menschlicher Expertise.