Datenschutz im Blick: Tipps zur Umsetzung im Alltag

Datenschutz ist längst ein gesamtgesellschaftliches Thema geworden. Darum sensibilisiert unsere Gastautorin Vera Sander auch kleine Unternehmen, denn die sind es, die in der Breite Arbeitsplätze schaffen. Und auch die Mitarbeitenden dieser kleinen Unternehmen brauchen ein Grundverständnis, warum die DSGVO nicht nur als Gängelei verstanden werden sollte.

Datenschutz ist längst mehr als eine gesetzliche Pflicht – er ist eine Vertrauensbasis für Unternehmen und Kunden. Gerade in kleinen Unternehmen, in denen viele Aufgaben auf wenigen Schultern lasten, wird der Datenschutz oft als Nebensache oder lästiges Übel behandelt. Das kann schnell zu Fehlern führen, die teure Konsequenzen haben. Wie vermeidest du in deinem Unternehmen gängige Fehler im Umgang mit dem Datenschutz? Wie kannst du die DSGVO einfach umsetzen?

Die DSGVO – Ein Überblick

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt seit Mai 2018 in der gesamten EU und regelt den Schutz personenbezogener Daten. Sie legt fest, dass Daten nur rechtmäßig und transparent erhoben werden dürfen. Außerdem müssen Unternehmen sicherstellen, dass nur die notwendigen Daten erhoben und sicher verarbeitet werden.

Häufige Fehler im Datenschutz – und wie man sie vermeidet

1. Unzureichende Einwilligungen
   Ein häufiger Fehler ist es, Kundendaten ohne ausdrückliche Zustimmung zu verarbeiten. Die DSGVO fordert eine klare, freiwillige und dokumentierte Einwilligung, bevor personenbezogene Daten erhoben werden.
   Beispiel: Ein kleines Softwareunternehmen verschickt regelmäßig Newsletter, ohne die Einwilligung der Empfänger einzuholen. Dies ist ein klarer Verstoß gegen die DSGVO. Um diesen Fehler zu vermeiden, hole aktiv bei jeder Kontaktaufnahme die Zustimmung ein und dokumentiere sie.
2. Fehlende oder unvollständige Datenschutzerklärungen
   Unternehmen müssen ihre Kunden transparent darüber informieren, welche Daten sie sammeln, wie sie verarbeitet werden und zu welchem Zweck.
   Beispiel: Du betreibst einen Online-Shop und hast keine klar sichtbare Datenschutzerklärung auf deiner Website. Kunden wissen nicht, wie ihre Daten verwendet werden. Diesen Fehler vermeidest du, indem du die Datenschutzerklärung deutlich sichtbar auf der Website platzierst mit allen relevanten Informationen. Das gleiche gilt für deine Kontaktdaten und das Impressum.
3. Unzureichender Schutz von Daten
   Ein häufig unterschätztes Problem ist der mangelnde Schutz von Daten vor unbefugtem Zugriff. Die DSGVO fordert, dass Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) ergreifen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
   Beispiel: Dein Beratungsunternehmen speichert Kundeninformationen auf einem Server, der nicht regelmäßig aktualisiert wird oder nur unzureichend geschützt ist. Dies macht den Server anfällig für Sicherheitslücken. Um das zu verhindern, solltest du regelmäßige Updates durchführen und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls und Verschlüsselung einsetzen.
4. Fehlende Schulungen für Mitarbeiter
   Deine Mitarbeiter sind oft die erste Verteidigungslinie im Datenschutz. Fehlende Schulungen können zu unbeabsichtigten Verstößen führen.
   Beispiel: Ein Mitarbeiter deines Handwerksbetriebs sendet versehentlich sensible Kundendaten an den falschen Empfänger. Dies hätte durch eine Schulung vermieden werden können, in der der sichere Umgang mit Daten vermittelt wird.

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Datenschutz ist nicht so kompliziert, wie es scheint. So kannst du dein Unternehmen mit ein
paar gezielten Maßnahmen gut aufstellen:

• Dokumentation und Transparenz:
  Führe ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Dieses Dokument sollte alle
  Prozesse enthalten, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies
  hilft nicht nur bei der Einhaltung der DSGVO, sondern auch bei der internen
  Transparenz.
• Einwilligungen systematisch einholen und speichern:
  Entwickle standardisierte Verfahren zur Einholung von Einwilligungen und bewahre
  diese sicher auf. So kannst du bei einer Prüfung durch die Datenschutzbehörde
  nachweisen, dass die Einwilligungen vorliegen.
• Regelmäßige Schulungen durchführen:
  Biete deinen Mitarbeitern regelmäßige Schulungen zum Datenschutz an. Dies
  sensibilisiert das Team und minimiert das Risiko von Fehlern.
• Technische Maßnahmen ergreifen:
  Stelle sicher, dass alle technischen Systeme auf dem neuesten Stand sind und die
  Daten verschlüsselt sowie passwortgeschützt gespeichert werden. Dies reduziert das
  Risiko von Datenverlust und unbefugtem Zugriff.
• Notfallpläne erstellen:
  Entwickle einen Plan für den Umgang mit Datenschutzverletzungen. Dieser sollte
  Schritte enthalten, wie schnell auf Sicherheitslücken reagiert wird und wie betroffene
  Personen informiert werden.

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Externe Dienstleister und Datenschutz

Wenn dein Unternehmen externe Dienstleister einsetzt, z.B. für IT-Dienstleistungen oder Marketing, bist du, als Unternehmensinhaber, für den Schutz der Daten verantwortlich. Die DSGVO verlangt, dass du mit diesen Dienstleistern Auftragsverarbeitungsverträge abschließt, um sicherzustellen, dass sie die gleichen Datenschutzstandards einhalten wie
dein Unternehmen.
Beispiel: Du lagerst deine Buchhaltung an einen externen Dienstleister aus. Ohne einen entsprechenden Vertrag ist es unklar, wie der Dienstleister mit den Daten umgeht. Um rechtliche Probleme zu vermeiden, setzt ihr einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf, der den Umgang mit den Daten regelt.

Kundenrechte: Auskunft, Korrektur und Löschung

Kunden haben gemäß DSGVO das Recht, zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert sind, und können Korrekturen oder Löschung verlangen. Dein Unternehmen muss sicherstellen, dass diese Rechte ohne unnötige Verzögerungen umgesetzt werden.
Beispiel: Einer deiner Kunden fordert die Löschung seiner Daten aus einem E-Mail- Newsletter-Verteiler. Du ignorierst die Anfrage. Dies ist ein Verstoß gegen die DSGVO. Um dies zu vermeiden, sollten klare Prozesse zur Bearbeitung solcher Anfragen festgelegt und dokumentiert werden.

Datenschutz als Erfolgsfaktor

Datenschutz sollte nicht als lästige Pflicht gesehen werden, sondern als Chance, das Vertrauen deiner Kunden zu stärken. Mit den richtigen Maßnahmen und einer klaren Strategie kann auch dein Unternehmen den Datenschutz erfolgreich umsetzen und sich damit einen Wettbewerbsvorteil sichern. Und: Datenschutz schützt nicht nur deine Kunden, sondern auch dein Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Risiken.

Zur Autorin:

Vera M. Sander ist Inhaberin der 2003 gegründeten PR-Agentur shortways communications mit Fokus auf Informationstechnologie und IT-Sicherheitsthemen in den verschiedenen Wirtschafts- und Industriebereichen. Seit 2023 unterstützt sie als Datenschutzexpertin auch kleine Unternehmen mit dem DSGVO Erste Hilfe Koffer bei ihren DSGVO-
Herausforderungen. www.shortways.de