Tools die Du kennen solltest und Tipps die Dir weiterhelfen

Die moderne Arbeitswelt ist voll von Tools. Alle sollen den Austausch fördern. Im Hintergrund ist aber etwas anderes entscheidend, meint Tim Schwietal, Head of Central Europe bei Slack, in seinem Kommentar.

In der IT- und Tech-Welt stehen bahnbrechende Fortschritte oft vor einem großen Hindernis: Kommunikations- und Informations-Silos. Diese Barrieren, die Abteilungen, Tools und Unternehmen isolieren und den Informationsfluss behindern, hemmen Innovation, Agilität und Effizienz enorm. Ein Weg aus der Isolation: kollaborative Produktivitätsplattformen. Tim Schwietal, Head of Central Europe bei Slack, erläutert in diesem Beitrag, wie sie Teams dabei unterstützen, interne Abteilungen und externe Partner an einem Ort zusammenzubringen, den Tech-Stack zu verkleinern und Prozesse zu verschlanken, um so in eine transparente, effiziente und silofreie Zukunft zu starten.

Transparenz wanted: Lösen Sie sich endlich von E-Mails

In Zukunft wird auch die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit ein entscheidendes Kriterium für die Effizienz von Organisationen sein. Das dabei alle Beteiligten an einem Strang ziehen, ist für Tim Schwietal klar. Er sieht allerdings Potenzial bei der Organisation dieser Form der Kollaboration. (Bildquelle: Slack)

Wenn sich jede:r Einzelne nur auf den eigenen E-Mail-Posteingang konzentriert oder jedes Team unterschiedliche Tabellenkalkulationen für seine Aufgaben verwendet, können leicht Barrieren entstehen welche die Zusammenarbeit verlangsamen. Während IT-Teams beispielsweise intern oft sehr gut zusammenarbeiten, sind sie bei der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit durch isolierte Funktionen und Arbeitsabläufe in anderen Abteilungen eingeschränkt. Das kann daran liegen, dass zum Beispiel das Legal-Team veraltete manuelle Prozesse zur Prüfung neuer Verträge anwendet oder nicht in der Lage ist, mit den Führungskräften über die Technologiestrategie des Unternehmens zusammenzuarbeiten, weil diese Führungskräfte nur per E-Mail zu erreichen sind.

Klar ist: Das Aufbrechen von Silos beginnt mit der Verlagerung der Kommunikation weg von der E-Mail und statischen Dokumenten hin zu einer kollaborativen Produktivitätsplattform, die sich auf Channel konzentriert. Diese “Kanäle” können für verschiedene Projekte, Teams oder Themen bestimmt werden und alle relevanten Personen einbeziehen. Der grundlegende Unterschied zwischen der Channel-Struktur und E-Mail-Posteingängen besteht darin, dass jede:r innerhalb eines Kanals Zugriff auf die gemeinsamen Informationen und den Verlauf jeder stattgefundenen Konversation hat. Dies macht es sowohl für IT-Teams einfach, historische Lösungen zu entdecken, die möglicherweise gemeinsam genutzt wurden, als auch für IT-Laien, sich selbst Lösungen zu suchen, indem sie auf bereits im Unternehmen geteiltes Wissen zugreifen können.

Wie Tools zu echten Produktivitätsboostern werden

Mehr als 70 Prozent der Arbeitnehmenden geben an, dass ein besserer Überblick zum Stand eines Projektes und transparente Kommunikation (78%) ihre Produktivität positiv beeinflusst. Digitale Tools und Möglichkeiten zur Kollaboration können dabei Abhilfe schaffen, doch deren Einsatz ist nicht immer zielführend. Nutzen Mitarbeitende eines Unternehmens zu viele verschiedene Tools oder Plattformen, entstehen oftmals isolierte Strukturen und Prozesse. Dies führt nicht nur zu Kommunikationsproblemen, sondern hemmt auch den Informationsfluss und erschwert die Zusammenarbeit erheblich.

Das Mobilitätsunternehmen Bolt setzt aus diesen Gründen bereits seit einigen Jahren auf die Produktivitätsplattform Slack, damit alle Mitarbeiter:innen, unabhängig von Ort oder Uhrzeit, stets auf alle Informationen zugreifen, die sie für produktives und effizientes Arbeiten benötigen.

Fördern Sie eine effektivere Zusammenarbeit mit externen Partnern

Der Abbau interner Barrieren und die nahtlose Integration von Tools sind von unschätzbarem Wert für das eigene Unternehmen Gold wert, doch meist endet dieser Fortschritt auch an dieser Stelle. Dabei ist in der immer vernetzteren Welt die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Dienstleistern längst zum Alltag geworden. So arbeiten IT-Abteilungen regelmäßig mit externen Partnern wie SaaS-Anbieter oder Cybersecurity-Dienstleistern zusammen.

Es ist leicht anzunehmen, dass bei der Zusammenarbeit mit einem externen Unternehmen die Bildung von Silos unumgänglich ist. Mit einer zentralen Produktivitätsplattform wie Slack können IT-Teams jedoch Silos nicht nur zwischen internen Teams und ihrer Technologie, sondern auch zwischen externen Partnern dank Slack Connect aufbrechen. Dies ermöglicht es Ihnen, alle Beteiligten in einem gemeinsamen Workplace zusammenzubringen und so schnell und produktiv zusammenzuarbeiten. Auf veraltete und abgeschnittene Formen der Zusammenarbeit wie die Kollaboration per E-Mail, die zu fehlendem Kontext und schleppender Arbeit führen können, kann so vermieden werden.

Auf dem Weg in eine „Zero-Silo-Zukunft

Unternehmen und ihre Teams müssen heute in der Lage sein, sowohl intern Wissen auszutauschen als auch reibungslos mit Partnern in anderen Abteilungen oder sogar anderen Organisationen zusammenzuarbeiten. Silo-Bildungen sind hier meist vorprogrammiert. Durch den Einsatz einer Produktivitätsplattform zum Abbau dieser Barrieren zwischen Abteilungen, Tools und Unternehmen können Führungskräfte jedoch Wissen im gesamten Unternehmen zugänglich machen, die Arbeit beschleunigen und Projekte mit wichtigen externen Partnern problemlos durchführen. Das Resultat: Ein Unternehmen, das Informationen nicht dort blockiert, wo sie benötigt werden, sondern sie frei zugänglich macht, um das gesamte Unternehmen langfristig voranzubringen.


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Wir sprachen mit Markus Kiss. Er ist Referatsleiter Ausbildungspolitik und -projekte bei der Deutschen Industrie- und Handelskammer. Seit vielen Jahren beschäftigt sich der Experte mit der Lage auf dem Ausbildungsmarkt und der Weiterentwicklung der dualen Ausbildung in Deutschland. Nach langen Jahren, in denen das Studium ein rasantes Wachstum hingelegt hat, liegt nun die duale Ausbildung wieder fast gleichauf. Er sagt aber auch, dass viel zu wenige Jugendliche vollständig über die Chancen informiert sind, die sie haben – egal ob Studium oder Ausbildung.

Die meisten Jugendlichen entscheiden sich für ein Studium nach der Schule. Wie sah es in diesem Jahr aus?
Ganz so eindeutig ist der Trend zu einem Studium gar nicht mehr. Nachdem die Zahl der Studienanfänger jahrelang gestiegen ist, stagniert sie inzwischen. Es ist zudem ein positives Signal, dass sich in diesem Jahr insgesamt fast 490.000 Jugendliche für eine betriebliche Ausbildung entschieden haben – rund drei Prozent mehr als im Vorjahr. Damit liegen die Zahlen der Studienanfänger und Ausbildungsanfänger im dualen System etwa gleichauf. Es gibt außerdem noch weit über 150.000 junge Menschen, die sich für eine schulische Ausbildung, etwa in Gesundheits- oder Sozialberufen, entscheiden. Die werden bei der Gesamtbetrachtung häufig vergessen.

Historisch betrachtet: War das schon immer so?
Nein, früher lag die duale Ausbildung eindeutig vorn. Noch 1992 begannen fast doppelt so viele Jugendliche eine Ausbildung wie ein Hochschulstudium. Der rasante Anstieg der Studierendenzahlen ist vor allem damit zu erklären, dass immer mehr Schüler die Hochschulreife erwerben. Zu viele von ihnen glauben, dass der Weg zum beruflichen Glück nur durch ein Studium zu erreichen ist – und scheitern dann häufig. Mehr als jeder vierte deutsche Studienanfänger im Bachelor-Studiengang verlässt die Hochschule ohne Abschluss. Das sind mehr als 100.000 junge Leute pro Jahr, die in einer dualen Ausbildung vermutlich besser aufgehoben gewesen wären.

Gibt es Branchen, bei denen die Ausbildungsstellen besonders schwer zu besetzen sind? Oder haben es bestimmte Richtungen vielleicht besonders einfach? Wissen Jugendliche generell genug über die Möglichkeiten, die sie haben?
Es gibt in allen Branchen offene Ausbildungsplätze, besonders viele im Einzelhandel und in der Gastronomie, aber auch in der Lagerwirtschaft, in Metallberufen, im Bau oder im Lebensmittelbereich. Noch genügend Bewerber gibt es für Berufe in der Kfz-Technik, in Verwaltungsberufen, in der Softwareentwicklung, Tierpflege oder in künstlerisch-kreativen Berufen. Leider kennen noch immer zu wenige Schüler die Bandbreite der Ausbildungsberufe und die Vorteile einer Ausbildung: gute Verdienstaussichten, hervorragende Weiterentwicklungsmöglichkeiten und beste Chancen auf unbefristete Übernahme. Ein erfolgreicher Berufsabschluss ist nahezu eine Jobgarantie. Und eine nachfolgende Höhere Berufsbildung zum Meister oder Fachwirt kann sogar noch besser vor Arbeitslosigkeit schützen als ein Studium. Die IHK-Organisation hat daher in diesem Jahr eine bundesweite Kampagne mit echten Azubis gestartet. Die Botschaften „Ausbildung macht mehr aus uns“ und „Jetzt könnenlernen“ stehen im Zentrum. Wir brauchen aber dringend auch eine ausgewogene und praxisorientierte Berufsorientierung als Pflichtaufgabe an allen Schulen. Gymnasien dürfen nicht nur über das Studium, sondern müssen auch über die vielfältigen Chancen einer Ausbildung informieren.


„Wir dürfen nicht nachlassen, bei den jungen Menschen für eine duale Ausbildung zu werben und mit Vorurteilen aufzuräumen“, stellt Markus Kiss heraus. (Quelle: DIHK/ Paul Aidan Perry)

Welche Probleme ergeben sich Ihrer Meinung nach aus den unbesetzten Stellen?
Insgesamt können derzeit Betriebe schätzungsweise rund 1,8 Millionen Stellen längere Zeit nicht besetzen. Der Fachkräftemangel wird sich durch die vielen unbesetzten Ausbildungsplätze weiter zuspitzen. Jedes zweite Unternehmen, das längerfristig Stellen nicht besetzen kann, sucht erfolglos Fachkräfte mit einer abgeschlossenen Ausbildung. Die demografische Entwicklung verschärft die Herausforderungen. Wir haben heute rund 100.000 weniger Schulabgänger als vor zehn Jahren. Und in den nächsten Jahren verlassen pro Jahr bis zu 400.000 Beschäftigte mehr den Arbeitsmarkt als neu hinzukommen. Wir dürfen darum nicht nachlassen, bei den jungen Menschen für eine duale Ausbildung zu werben, mit Vorurteilen aufzuräumen und die Berufliche Bildung als wichtige Alternative zum Studium herauszustellen.

Was können Unternehmen tun, um auf sich aufmerksam zu machen?
Die Unternehmen kennen den hohen Stellenwert einer frühzeitigen Berufsorientierung und wissen: Ohne Praktika für Schüler keine oder kaum Azubis und ohne Azubis keine ausgebildeten Fachkräfte. Viele Ausbildungsbetriebe bieten deshalb immer mehr Praktikumsplätze an oder entsenden Ausbildungsbotschafter an die Schulen. Das sind Azubis, die auf Augenhöhe mit den Schülerinnen und Schülern von ihrer Ausbildung in den Unternehmen berichten.

Wie sieht es mit der Bezahlung von Ausbildungsplätzen aus? Welche Benefits schätzen besonders Auszubildende?
Die Ausbildungsvergütungen sind in den letzten Jahren erheblich gestiegen – weit stärker als die tariflichen Löhne und Gehälter. Die Höhe der Vergütung ist auch sicher ein wichtiges Argument bei der Wahl der Ausbildung, aber nicht das entscheidende. Wichtiger noch ist ein modernes und attraktives Arbeitsumfeld. Azubis fühlen sich dann besonders wohl, wenn sie Teil eines Teams sind. Unternehmen gestalten ihre Hierarchien also immer flacher und warten mit moderner Technik auf. Weitere Benefits können Prämien für gute Lernergebnisse, Zuschüsse zum Deutschlandticket, zum Wohnen oder auch ein Abo fürs Fitnessstudio sein.

Die Generation Z drängt auf den Arbeitsmarkt – begleitet von allerhand Klischees.  Wie verhält sich diese Generation auf dem Ausbildungsmarkt?
Ich würde sagen, dass sich die Generation Z vor allem rational verhält. Sie wiegt Vor- und Nachteile ab. Es ist wichtig, dass immer mehr Jugendliche erkennen, dass die Vorteile einer Ausbildung überwiegen können.


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Next-Gen Karriere: Das sind die Begriffe der modernen Arbeitswelt

Von New Work, über Unplugging bis  Digital Literacy – mit derartigen Begriffen hält die heutige Arbeitswelt Tag für Tag neue Trendwörter bereit, mit denen Berufseinsteiger:innen in ihrem ersten Job häufig zum ersten Mal konfrontiert werden. Hier auf dem neuesten Stand zu bleiben, kann bei allen anderen Herausforderungen des ersten Jobs manchmal gar nicht so leicht sein. Doch um in der dynamischen Berufswelt erfolgreich zu sein, ist es unerlässlich, sich mit den aktuellen Trends und Entwicklungen vertraut zu machen. In unsererem New Work-Lexikon werfen wir monatlich einen Blick auf drei Trendbegriffe, die die Arbeitswelt von morgen prägen. Denn diese Schlagworte sind nicht nur Buzzwords, sondern haben einen tiefgreifenden Einfluss auf die Art und Weise, wie wir arbeiten und leben. Tauchen Sie mit uns ein in die Welt der neuen Arbeitskonzepte und erfahren Sie, wie diese Trends die Zukunft gestalten und welche Chancen sie für Studierende und Berufseinsteiger:innen bereithalten.

Digital Literacy – das klingt vielleicht nach einem Buzzword, ist jedoch in der heutigen Arbeitswelt von entscheidender Bedeutung. Aber was verbirgt sich hinter diesem Begriff? Digital Literacy bezeichnet die Fähigkeit, sich in der Welt der digitalen Technologien zurechtzufinden sowie kompetent und effektiv damit umzugehen. Es geht darum, nicht nur die verschiedenen digitalen Geräte und Systeme sicher zu nutzen, sondern auch Datenschutz zu wahren und sich vor Cyber-Bedrohungen schützen zu können. Warum das wichtig ist? In der Ära von New Work, in der Arbeitsprozesse und Kommunikation größtenteils digital ablaufen, ist digitale Kompetenz der Schlüssel zum Erfolg. Eine solide Digital Literacy ermöglicht nicht nur effizienteres Arbeiten, sondern auch das Finden von Lösungen und die Anpassung an die ständig wechselnden Anforderungen der digitalen Arbeitswelt. Es ist die Fähigkeit, sich in dieser digitalen Landschaft sicher zu bewegen und gleichzeitig innovativ und flexibel zu sein, die den Unterschied macht.

Shallow Work – vielleicht hast du diesen Begriff schon einmal gehört, aber konntest ihn nicht wirklich einordnen. Shallow Work beschreibt eine Arbeitsweise, bei der wenig Tiefgründigkeit gefragt ist. Die Tätigkeiten sind oberflächlich und weniger anspruchsvoll, oft Routineaufgaben wie das Beantworten von E-Mails. Da diese Arbeiten wenig Konzentration erfordern, neigen sie dazu, schnell erledigt zu werden. In der Welt von New Work streben Unternehmen jedoch danach, den Anteil an Shallow Work zu reduzieren. Warum? Um mehr Zeit für tiefgründige und anspruchsvolle Aufgaben zu schaffen, die einen echten Mehrwert bieten. Anstatt in oberflächlichen Aufgaben zu versinken, können insbesondere Studierende und Berufseinsteiger:innen von dieser Entwicklung sogar profitieren, indem sie ihre Fähigkeiten im Bereich des „Deep Work“ stärken. 

Kanban – Wer in seinen ersten Job startet, kennt die Situation: Man möchte sich gerade an eine längere Aufgabe setzen und schon flattern die E-Mails ins Postfach mit kleineren, aber dringenderen Aufgaben. Und schneller, als die Mails gelesen sind, ist auch das Chaos da. Kanban ist eine Arbeitsweise, die darauf abzielt, Aufgaben und Arbeitsabläufe effizient zu organisieren. Dabei werden die Aufgaben visualisiert und auf einem speziellen Kanban-Board dargestellt. Dieses Board besteht aus verschiedenen Spalten, die die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses repräsentieren, wie zum Beispiel „ToDo“, „Bearbeitung“ oder „Erledigt“. Indem Aufgaben visuell dargestellt werden, können Teammitglieder den Arbeitsfluss verstehen, den Überblick über alle Aufgaben behalten und Prioritäten setzen. Das bedeutet nicht nur effizienteres Arbeiten, sondern auch eine klare Strukturierung von Aufgaben und Projekten.

Eine unlängst veröffentlichte Umfrage der Wirtschaftsjunioren Deutschland, WJL  besagt, dass die Generation Z bei der Berufswahl vor allem auf die Bezahlung achtet.

Herzlichen Glückwunsch zum erfolgreichen Abschluss deiner Ausbildung oder deines Studiums! Der Übergang von der Ausbildungsstätte in die Arbeitswelt ist aufregend, aber oft auch mit Herausforderungen verbunden. Moderne Organisationsmethoden spielen eine entscheidende Rolle dabei, wie effektiv und zufriedenstellend dein Start in die berufliche Laufbahn verläuft. Hier sind einige zeitgemäße Ansätze, die besonders für Berufseinsteiger relevant sind:

  1. Agiles Projektmanagement: Als Berufseinsteiger wirst du wahrscheinlich in Projekten involviert sein. Agile Methoden wie Scrum oder Kanban sind leicht zu erlernen und fördern die Zusammenarbeit im Team. Kurze Entwicklungszyklen ermöglichen es, schnell erste Erfolge zu sehen und sich kontinuierlich zu verbessern.
  2. Remote-Arbeit und flexible Arbeitszeitmodelle: Viele Unternehmen bieten heutzutage die Möglichkeit, teilweise oder vollständig remote zu arbeiten. Das eröffnet Flexibilität, um Arbeit und Privatleben besser zu vereinbaren. Sei bereit, mit digitalen Tools zu arbeiten und halte regelmäßige virtuelle Meetings, um den Austausch im Team aufrechtzuerhalten.
  3. Holokratische Organisation: In holokratischen Strukturen gibt es oft flache Hierarchien, was dir die Möglichkeit gibt, früh Verantwortung zu übernehmen. Du kannst dich in verschiedenen Teams engagieren und so einen breiten Einblick in die Abläufe des Unternehmens erhalten.
  4. Design Thinking: Der Design-Thinking-Ansatz fördert kreatives Denken und die Fokussierung auf die Bedürfnisse der Nutzer. Das ist nicht nur in Designabteilungen relevant, sondern kann in vielen Bereichen eingesetzt werden, um innovative Lösungen zu entwickeln.
  5. Lean Management: Als Berufseinsteiger kannst du dazu beitragen, Prozesse effizienter zu gestalten. Lean Management bedeutet, Verschwendung zu minimieren und kontinuierlich nach Verbesserungen zu suchen. Das ist eine Denkweise, die in jedem Unternehmensbereich anwendbar ist.
  6. Holistische Mitarbeiterentwicklung: Suche nach Unternehmen, die in die Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter investieren. Mentoring-Programme, Schulungen und interne Weiterbildungsmöglichkeiten können dir helfen, deine Fähigkeiten zu stärken und beruflich zu wachsen.
  7. Data-Driven Decision Making: Daten spielen eine immer wichtigere Rolle in Unternehmen. Lerne, wie man Daten analysiert und daraus Schlüsse zieht. Das kann in vielen Positionen einen großen Unterschied machen.

Denke daran, dass der Eintritt in die Arbeitswelt eine Lernreise ist. Sei neugierig, engagiert und suche nach Möglichkeiten, dich weiterzuentwickeln. Moderne Organisationsmethoden können dir dabei helfen, nicht nur effizient zu arbeiten, sondern auch deine eigene berufliche Entwicklung voranzutreiben. Viel Erfolg bei deinem Start ins Berufsleben!

Maximilian Voss, CTO und Mitgründer von CareerFairy, ist der Überzeugung, dass sich Menschen kennenlernen können sollten – vor der Bewerbung. Im Interview stellt er die Vorteile für beide Seiten vor.

Es gibt viele Tools, die Dir bei verschiedenen Schritten im Bewerbungsprozess helfen können. Hier sind einige Beispiele:

  1. Jobbörsen: Plattformen wie Indeed, Monster, LinkedIn und XING ermöglichen es Bewerbern, nach offenen Stellen zu suchen und ihre Profile hochzuladen.
  2. Bewerbungsportale: Viele Unternehmen verwenden Bewerbungsportale, auf denen Bewerber ihre Unterlagen hochladen können. Diese Portale ermöglichen auch die Verfolgung des Bewerbungsstatus.
  3. LinkedIn: Eine Plattform für berufliche Netzwerke, auf der Bewerber ihre beruflichen Erfahrungen, Fähigkeiten und Empfehlungen präsentieren können.
  4. Bewerbungstools: Es gibt verschiedene Online-Plattformen wie Canva, die es Bewerbern ermöglichen, ansprechende Lebensläufe und Anschreiben zu erstellen.
  5. Videointerview-Plattformen: Unternehmen nutzen Plattformen wie HireVue oder VidCruiter für Videointerviews. Diese Tools ermöglichen es Bewerbern, vorab aufgezeichnete oder live Interviews durchzuführen.
  6. Assessment-Tools: Einige Unternehmen verwenden psychometrische Tests oder fachspezifische Assessments, um die Fähigkeiten und die Passung eines Bewerbers zu bewerten.
  7. Terminplanungs-Tools: Werkzeuge wie Calendly oder Doodle helfen Bewerbern und Unternehmen, Termine für Interviews oder Besprechungen leichter zu koordinieren.
  8. Skills- und Persönlichkeitstests: Plattformen wie SkillTestsOnline oder 16Personalities bieten Tests an, die Bewerbern helfen können, ihre Fähigkeiten und Persönlichkeit zu verstehen und diese Informationen in ihren Bewerbungen zu integrieren.
  9. Feedback-Plattformen: Einige Bewerbungsplattformen bieten Bewerbern die Möglichkeit, Feedback von Unternehmen oder Recruitern zu erhalten, was ihnen helfen kann, ihre Bewerbungsstrategie zu verbessern.
  10. Networking-Plattformen: Neben LinkedIn gibt es auch Branchen-spezifische Plattformen, auf denen Bewerber mit Fachleuten und potenziellen Arbeitgebern in Kontakt treten können.

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