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Die Zukunft der Personalprozesse gestalten

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Michael Schikorra, Director Employee Experience Solutions bei ServiceNow, haben wir gefragt, wie die Zukunft der Personalprozesse aussieht. Schließlich ist auch dort KI auf dem Vormarsch. Bei ServiceNow nennt sich das Agentic AI – was einen Schritt hin zu autonomen Agenten darstellt.

Was verstehen Sie unter Agentic AI, und warum ist diese insbesondere im HR-Bereich so relevant?
AI Agents sind intelligente, autonome Systeme, die auf fortschrittlichen KI-Modellen und maschinellem Lernen basieren. Anders als klassische Automatisierungslösungen, die rein regelbasiert arbeiten, analysieren AI Agents kontinuierlich große Datenmengen in Echtzeit, erkennen Muster und treffen daraufhin eigenständige Entscheidungen. Im HR-Bereich ist das besonders relevant, da wiederkehrende, zeitintensive Aufgaben – wie das Erstellen länderspezifischer Arbeitsverträge, das Monitoring von Compliance-Vorgaben oder das Auslösen von Onboarding-Prozessen – automatisiert werden können. Dies ermöglicht es den Teams, sich verstärkt auf strategische und kreative Tätigkeiten zu konzentrieren, während Routineaufgaben effizient und fehlerfrei im Hintergrund ablaufen.

Können Sie uns einige konkrete Anwendungsfälle nennen, die den Nutzen der AI Agents in HR-Prozessen verdeutlichen?
Nehmen wir zum Beispiel den internationalen Einstellungsprozess: Ein Unternehmen, das in mehreren Ländern tätig ist, steht vor der Herausforderung, länderspezifische Arbeitsverträge zu erstellen. Das System kann sogar kulturelle Nuancen und sprachliche Feinheiten erfassen, indem es auf Trainingsdaten aus den jeweiligen Regionen zurückgreift.

„AI Agents sind nur so gut wie die Informationen, mit denen sie arbeiten. Daher ist eine zentrale Datenbasis so wichtig“, sagt Michael Schikorra.

Ein weiteres Beispiel ist die automatische Anpassung von HR-Richtlinien: Ändern sich gesetzliche Bestimmungen – etwa bei Mutterschutz oder Datenschutz – analysiert der AI Agent zunächst die bestehenden internen Prozesse und vergleicht sie mit den neuen Regelungen. Anschließend erstellt er Änderungsvorschläge, generiert entsprechende Kommunikationspläne und aktualisiert die internen Dokumentationen, sodass die Teams immer auf dem neuesten Stand sind.

Wie wird die Integration dieser AI Agents in bestehende Systeme realisiert? Welche Rolle spielt dabei die Dateninfrastruktur?
Die Integration unserer AI Agents basiert auf der einheitlichen Architektur der Now Platform. Unsere Workflow Data Fabric verbindet alle strukturierten und unstrukturierten Datenquellen des Unternehmens – unabhängig davon, ob diese in der Cloud, in On-Premise-Systemen oder in hybriden Umgebungen liegen. Diese Datenbasis ermöglicht es den AI Agents, kontextbezogene Analysen durchzuführen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Ein weiterer technischer Vorteil ist die Zero-Copy-Integration, die sicherstellt, dass Daten nicht verschoben oder dupliziert werden müssen. Das minimiert Sicherheitsrisiken und garantiert eine schnelle Datenverarbeitung. Durch die Kombination von KI, fortschrittlichen Analytik-Tools und einer robusten Dateninfrastruktur können unsere AI Agents HR-Prozesse nahezu in Echtzeit optimieren.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung dieser Systeme, und wie begegne Sie diesen Herausforderungen?
Die Implementierung von AI Agents in bestehende Systeme bringt einige Herausforderungen mit sich. Eine zentrale Schwierigkeit ist die Komplexität der Integration, da unterschiedliche Technologien und Datenformate berücksichtigt werden müssen. ServiceNow bietet hier eine einheitliche Plattform, die eine nahtlose Anbindung verschiedener Systeme ermöglicht und einen reibungslosen Datenaustausch gewährleistet.

Zudem ist die Qualität und Verfügbarkeit der Daten essenziell. AI Agents sind nur so gut wie die Informationen, mit denen sie arbeiten. Daher setzen wir auf ein robustes Datenmanagement, um sicherzustellen, dass unsere AI Agents stets auf konsistente, relevante und aktuelle Daten zugreifen können. Ein weiteres wesentliches Element ist die Skalierbarkeit: Die Lösung muss flexibel genug sein, um mit den wachsenden Anforderungen eines Unternehmens mitzuwachsen. Durch unser AI Agent Studio können Organisationen ihre eigenen AI Agents ohne tiefgehende Programmierkenntnisse erstellen und anpassen, wodurch sie jederzeit auf neue Anforderungen reagieren können.

Wie schätzen Sie die zukünftige Entwicklung dieser Technologie ein, insbesondere im HR-Bereich?
Die zukünftige Entwicklung von AI Agents im HR-Bereich wird von spannenden Innovationen geprägt sein. Ein wichtiger Trend ist die personalisierte Mitarbeitererfahrung: AI Agents werden zunehmend in der Lage sein, individuelle Schulungs- und Entwicklungsprogramme zu erstellen, die auf die Bedürfnisse und Karriereziele der Mitarbeitenden abgestimmt sind.

Ein weiterer Aspekt ist die Verbesserung der Mitarbeiterbindung. Durch die Analyse von Mitarbeiterfeedback und -verhalten können AI Agents frühzeitig Anzeichen für Unzufriedenheit erkennen und Unternehmen ermöglichen, gezielt Maßnahmen zur Steigerung der Zufriedenheit zu ergreifen. Darüber hinaus werden AI Agents zunehmend als virtuelle HR-Assistenten agieren, die Mitarbeitende bei administrativen Fragen unterstützen und HR-Teams entlasten.

Langfristig erwarten wir, dass sich AI Agents noch stärker in strategische Entscheidungsprozesse integrieren und Unternehmen dabei unterstützen, ihre HR-Strategien datenbasiert weiterzuentwickeln. Die intelligente Kombination aus Technologie und menschlicher Expertise wird entscheidend sein, um HR-Prozesse effizienter, personalisierter und zukunftsfähiger zu gestalten.

Welchen praktischen Rat würden Sie HR-Verantwortlichen geben, die den Einstieg in den Einsatz von AI Agents wagen möchten?
HR-Verantwortliche sollten zunächst klar definieren, in welchen Bereichen AI Agents den größten Mehrwert bieten können – etwa im Vertragsmanagement, Recruiting oder Onboarding. Entscheidend ist eine solide Datenbasis sowie die nahtlose Integration in bestehende HR-Systeme, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ebenso wichtig sind Schulungen und transparente Kommunikationsstrategien, um die Akzeptanz der Technologie im Unternehmen zu fördern. Ein schrittweiser, gut geplanter Ansatz hilft nicht nur dabei, administrative Prozesse effizienter zu gestalten, sondern ermöglicht es HR-Teams, sich verstärkt auf strategische Aufgaben und die Weiterentwicklung von Mitarbeitenden zu konzentrieren. Letztlich liegt der Schlüssel zum Erfolg in der intelligenten Kombination aus Technologie und menschlicher Expertise.

Nachhaltigkeit und Digitalisierung wachsen zusammen

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Wenn es nach Herrn Prof. Dr. Gunther Olesch geht, stehen wir erst am Beginn eines Zeitalters, in dem Digitalisierung und Nachhaltigkeit zusammenwachsen und sich gegenseitig beschleunigen. Wenn Generation Y und Z davon in ihrer Karriere partizipieren wollen, sollten sie sich Softskills wie Kommunikationsfähigkeit, Teamarbeit, Flexibilität und Problemlösungskompetenz besonders zu Herzen nehmen. Gerade letztere verlangt eine gewisse Resilienz.

Herr Prof. Dr. Olesch, tatsächlich stehen wir am Beginn des Zeitalters der Nachhaltigkeit in Verbindung mit der digitalen Transformation. Die Transformation wird vermutlich sogar noch an Tempo zulegen, wenn KI in der Produktentwicklung an Fahrt aufnimmt. Wie sind Ihre Gedanken dazu?
Ja, wir stehen definitiv am Beginn des Zeitalters der Nachhaltigkeit in Verbindung mit der digitalen Transformation. Die beiden Trends gehen Hand in Hand und verstärken sich gegenseitig. Durch die Digitalisierung können Prozesse effizienter gestaltet, Ressourcen besser genutzt und Emissionen reduziert werden. Gleichzeitig ermöglicht die Vernetzung von Geräten und Maschinen eine bessere Überwachung und Steuerung von Produktionsabläufen, was wiederum zu einer nachhaltigeren Produktion führt.

Prof. Dr. Gunter Olesch hat in seiner Karriere Unternehmen im Wachstum von 2.000 auf 20.000 Mitarbeitenden begleitet. Er ruft dazu auf, mit mehr Mut auf die Zukunft zu blicken.

Die digitale Transformation wird vermutlich noch an Tempo zulegen, wenn künstliche Intelligenz in der Produktentwicklung verstärkt an Fahrt aufnimmt. KI kann dabei helfen, Produkte so zu gestalten, dass sie ressourcenschonender hergestellt werden können und gleichzeitig den Bedürfnissen der VerbraucherInnen entsprechen. Durch die Analyse großer Datenmengen kann KI auch dabei unterstützen, nachhaltige Lösungen zu identifizieren und umzusetzen.

Insgesamt bietet die Kombination aus Nachhaltigkeit und digitaler Transformation große Chancen für Unternehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und gleichzeitig einen positiven Beitrag zum Umweltschutz zu leisten. Es ist wichtig, dass Unternehmen diese Trends frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um rechtzeitig von den Vorteilen dieser Entwicklung profitieren zu können.

Wenn man auf die aktuellen Weichenstellungen in den Unternehmen blickt: Ist das schon in der Breite der Unternehmen angekommen?
Um die Herausforderungen der Zukunft wie KI, Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Fachkräftemangel erfolgreich zu meistern, müssen Unternehmen mehr strategisch vorgehen. Es ist sehr wichtig, in die Weiterbildung der Mitarbeitenden zu investieren, um ihre digitalen Kompetenzen zu stärken und sie auf die Veränderungen vorzubereiten. Schulungen und Trainings können dabei helfen, das Wissen und die Fähigkeiten der Belegschaft zu erweitern.

Des Weiteren sollten Unternehmen in innovative Technologien wie KI investieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Digitalisierung kann dabei helfen, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln und den Kundenbedürfnissen gerecht zu werden.

Nachhaltigkeit spielt ebenfalls eine immer größere Rolle in der Unternehmensführung. Unternehmen sollten darauf achten, umweltfreundliche Praktiken zu implementieren und nachhaltige Lösungen in ihre Geschäftsstrategie zu integrieren. Dies kann nicht nur zur Schonung der Umwelt beitragen, sondern auch das Image des Unternehmens verbessern und neue Kunden gewinnen.

Um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, sollten Unternehmen attraktive Arbeitsbedingungen bieten und sich als Arbeitgebermarke positionieren. Flexible Arbeitsmodelle, Weiterbildungsmöglichkeiten, Nachhaltigkeit und eine offene Unternehmenskultur können dazu beitragen, qualifizierte Mitarbeitende gerade der Generation Y und Z anzuziehen und langfristig an das Unternehmen zu binden.

Was raten Sie insbesondere den jungen Menschen da draußen? Wie können sie sich „aufstellen“, um sich auf die Arbeitswelt der Zukunft vorzubereiten?
Junge Menschen sollten sich auf die Arbeitswelt der Zukunft vorbereiten, indem sie sich sowohl fachlich als auch persönlich weiterentwickeln. Dazu gehört zum einen eine solide Ausbildung oder ein Studium in einem zukunftsträchtigen Bereich wie Digitalisierung, Künstliche Intelligenz oder Nachhaltigkeit. Aber auch Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit, Teamarbeit, Flexibilität und Problemlösungskompetenz sind entscheidend. Gerade die Generationen Y und Z sollten sich das zu Herzen nehmen.

Des Weiteren ist lebenslanges Lernen wichtig, um mit den ständigen Veränderungen in der Arbeitswelt Schritt zu halten. Networking spielt ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Vorbereitung auf die Arbeitswelt der Zukunft. Kontakte zu knüpfen und Beziehungen zu pflegen kann dabei helfen, berufliche Chancen zu nutzen und sich über aktuelle Entwicklungen in den Branchen auf dem Laufenden zu halten. Um unseren Wohlfahrtsstaat auch in Zukunft aufrecht zu halten, sollte der Gedanke, Leistung zu erbringen, betont in diesen Generationen stärker werden. Insgesamt ist es wichtig, dass junge Menschen proaktiv sind und Eigeninitiative zeigen. Sie sollten neugierig sein, sich Herausforderungen stellen und bereit sein, aus Fehlern zu lernen. Nur so können sie sich optimal auf die Arbeitswelt der Zukunft vorbereiten und erfolgreich in ihr Berufsleben starten.

Digitale Transformation vs. Arbeitsplatz?

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Künstliche Intelligenz ist im Grunde auch ein Teil der digitalen Transformation. Und wie die Forschung gezeigt hat: Wir brauchen keine Angst davor zu haben, dass uns irgendwann die Arbeit ausgeht. Was wir aber tun sollten, ist, unser Skillset sinnvoll mit der digitalen Transformation und der künstlichen Intelligenz in Einklang zu bringen. Dazu sprachen wir mit Dr. Stefanie Seele am Institut der deutschen Wirtschaft.

Künstliche Intelligenz ist ein mächtiges Werkzeug – nicht mehr, aber auch nicht weniger. Berufsfelder werden sich durch KI definitiv weiterentwickeln. Dr. Stefanie Seele rät besonders Berufseinsteigern dazu, diese Weiterentwicklungen genau zu beobachten und das Werkzeug KI steuern zu können.

Frau Dr. Seele, was zeigt Ihre Forschung in Bezug auf die Digitalisierung und den Arbeitsmarkt? Wechseln die von Digitalisierung betroffenen Menschen schneller den Arbeitgeber oder gar in die Arbeitslosigkeit?
Die Sorge vor Arbeitsplatzverlusten aufgrund technologischen Wandels wie etwa durch die Digitalisierung ist nicht neu. Sie scheint allerdings bislang unbegründet. Zwar gibt es beispielsweise in Deutschland in vielen fertigungs- und produktionsnahen Berufen aktuell ein hohes Potenzial, dass einzelne Tätigkeiten durch Digitalisierungstechnologien ersetzt werden könnten. In der betrieblichen Praxis scheinen sich die Tätigkeiten dieser Berufe aber eher zu verändern, was die Beschäftigung von potenziell ersetzbaren Berufen sogar stabilisiert und verstetigt. 

Rund um von Digitalisierung betroffenen Berufen und Prozessen sind zahlreiche neue Berufsbilder entstanden. Was sagt die Empirie zur Veränderung in der Arbeitswelt? 
Digitalisierungstechnologien sind allein kein Ersatz für komplette Berufe – weder, wenn die Technologien ergänzend, noch wenn sie ersetzend zu Tätigkeiten von Berufen eingesetzt werden können. Die Digitalisierung braucht zum Beispiel bestimmte Tätigkeiten und damit Berufsbilder, um überhaupt erst entwickelt zu werden. Beschäftigte in diesen Schlüsselberufen sind kaum arbeitslos und wechseln seltener den Betrieb. Digitalisierung sorgt bei Beschäftigten also bislang für mehr Stabilität für die betroffenen Individuen. Eine offene Einstellung gegenüber neuen Technologien und Arbeitsprozessen im Beruf ist da sicherlich von Vorteil für Berufseinsteiger und Beschäftigte allen Alters. 

Eine offene Einstellung für Digitalisierungstechnologien ist von Vorteil für Berufstätige jeden Alters

Dr. Stefanie Seele

Aktuell geraten Unternehmen aus verschiedenen Richtungen unter Druck und müssen die Potenziale von Automatisierung und künstlicher Intelligenz im Kontext von Produktivität heben. 
Ich möchte ergänzen: Die Unternehmen und Beschäftigten sind aktuell inmitten einer umfassenden Transformation auf dem Arbeitsmarkt. Digitalisierung und künstliche Intelligenz sind aus meiner Sicht wichtige Hebel, um der Demografie, der Dekarbonisierung und der De-Globalisierung zu begegnen. Je nachdem wie gut Beschäftigte sich auf Neues einlassen und auch beruflich Technologien sinnvoll nutzen, entscheidet sich, ob die Verfügbarkeit von Technologien im Betrieb beispielsweise die Produktivität und damit auch die dazu gehörende Entlohnung steigert oder nicht. 

Aus Ihrer Sicht: Was können Unternehmen und auch Mitarbeitende tun, um die Qualität der Arbeit durch Automatisierung und KI zu steigern? 
Wichtig ist, dass Beschäftigte trotz der vielen neuen Möglichkeiten die KI bringt und bringen wird, weiterhin die Oberhand behalten und letztlich die Entscheidungen selbst treffen und der KI nicht gänzlich das Feld überlassen. Es geht um produktivitätssteigernde Interaktion von Menschen mit KI. Weil einzelne Tätigkeiten vom Menschen überwacht durch KI erledigt werden, gewinnen wir Zeit für anderes. Die gewonnene Zeit sollten die Beschäftigten möglichst für sinnvolle Dinge nutzen, um sich und die Arbeit im Betrieb weiterzuentwickeln. Und: Natürlich fallen Arbeitsplätze Dank technologischen Wandel weg, aber bisher sind trotzdem immer neue Beschäftigungsmöglichkeiten hinzugekommen. Arbeit wird dadurch auch vielfältiger, kreativer und hoffentlich interessanter. 

Gerade Berufsfelder in der Fertigung könnten durch KI bald verschwinden. Wie kann ich das zum Vorteil wenden, wenn ich weiß, dass mein Berufsfeld als Berufseinsteiger in der Fertigung dank künstlicher Intelligenz bald verschwunden sein könnte ? 
Individuell stehen Berufseinsteiger vor anderen Herausforderungen als etwa ihre Elterngeneration, die dann vielleicht altersbedingt in einigen Jahren in Rente geht. Aber den Jüngeren hilft zumindest der Fachkräftemangel bei der Jobsuche. Und wer offen für Neues ist, kann in seinem weiterentwickelten Berufsfeld die KI steuern und entscheiden, wohin die Reise geht. Kurzum: Die Arbeit ging der Menschheit bisher nicht aus und wird es auch künftig nicht. 

Unsere Interviewpartnerin

Dr. Stefanie Seele studierte und promovierte an der Humboldt-Universität zu Berlin. Die gebürtige Berlinerin ist Senior Economist am Institut der deutschen Wirtschaft und unterrichtet parallel dazu Volkswirtschaftslehre an der HWR Berlin und der HU Berlin. In ihrer Forschung – der empirischen Arbeitsmarktökonomie – analysiert sie die Folgen von Arbeitsmarktreformen, dem technologischen Wandel und der Dekarbonisierung auf Löhne und Beschäftigung