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Die Zukunft der Personalprozesse gestalten

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Michael Schikorra, Director Employee Experience Solutions bei ServiceNow, haben wir gefragt, wie die Zukunft der Personalprozesse aussieht. Schließlich ist auch dort KI auf dem Vormarsch. Bei ServiceNow nennt sich das Agentic AI – was einen Schritt hin zu autonomen Agenten darstellt.

Was verstehen Sie unter Agentic AI, und warum ist diese insbesondere im HR-Bereich so relevant?
AI Agents sind intelligente, autonome Systeme, die auf fortschrittlichen KI-Modellen und maschinellem Lernen basieren. Anders als klassische Automatisierungslösungen, die rein regelbasiert arbeiten, analysieren AI Agents kontinuierlich große Datenmengen in Echtzeit, erkennen Muster und treffen daraufhin eigenständige Entscheidungen. Im HR-Bereich ist das besonders relevant, da wiederkehrende, zeitintensive Aufgaben – wie das Erstellen länderspezifischer Arbeitsverträge, das Monitoring von Compliance-Vorgaben oder das Auslösen von Onboarding-Prozessen – automatisiert werden können. Dies ermöglicht es den Teams, sich verstärkt auf strategische und kreative Tätigkeiten zu konzentrieren, während Routineaufgaben effizient und fehlerfrei im Hintergrund ablaufen.

Können Sie uns einige konkrete Anwendungsfälle nennen, die den Nutzen der AI Agents in HR-Prozessen verdeutlichen?
Nehmen wir zum Beispiel den internationalen Einstellungsprozess: Ein Unternehmen, das in mehreren Ländern tätig ist, steht vor der Herausforderung, länderspezifische Arbeitsverträge zu erstellen. Das System kann sogar kulturelle Nuancen und sprachliche Feinheiten erfassen, indem es auf Trainingsdaten aus den jeweiligen Regionen zurückgreift.

„AI Agents sind nur so gut wie die Informationen, mit denen sie arbeiten. Daher ist eine zentrale Datenbasis so wichtig“, sagt Michael Schikorra.

Ein weiteres Beispiel ist die automatische Anpassung von HR-Richtlinien: Ändern sich gesetzliche Bestimmungen – etwa bei Mutterschutz oder Datenschutz – analysiert der AI Agent zunächst die bestehenden internen Prozesse und vergleicht sie mit den neuen Regelungen. Anschließend erstellt er Änderungsvorschläge, generiert entsprechende Kommunikationspläne und aktualisiert die internen Dokumentationen, sodass die Teams immer auf dem neuesten Stand sind.

Wie wird die Integration dieser AI Agents in bestehende Systeme realisiert? Welche Rolle spielt dabei die Dateninfrastruktur?
Die Integration unserer AI Agents basiert auf der einheitlichen Architektur der Now Platform. Unsere Workflow Data Fabric verbindet alle strukturierten und unstrukturierten Datenquellen des Unternehmens – unabhängig davon, ob diese in der Cloud, in On-Premise-Systemen oder in hybriden Umgebungen liegen. Diese Datenbasis ermöglicht es den AI Agents, kontextbezogene Analysen durchzuführen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Ein weiterer technischer Vorteil ist die Zero-Copy-Integration, die sicherstellt, dass Daten nicht verschoben oder dupliziert werden müssen. Das minimiert Sicherheitsrisiken und garantiert eine schnelle Datenverarbeitung. Durch die Kombination von KI, fortschrittlichen Analytik-Tools und einer robusten Dateninfrastruktur können unsere AI Agents HR-Prozesse nahezu in Echtzeit optimieren.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung dieser Systeme, und wie begegne Sie diesen Herausforderungen?
Die Implementierung von AI Agents in bestehende Systeme bringt einige Herausforderungen mit sich. Eine zentrale Schwierigkeit ist die Komplexität der Integration, da unterschiedliche Technologien und Datenformate berücksichtigt werden müssen. ServiceNow bietet hier eine einheitliche Plattform, die eine nahtlose Anbindung verschiedener Systeme ermöglicht und einen reibungslosen Datenaustausch gewährleistet.

Zudem ist die Qualität und Verfügbarkeit der Daten essenziell. AI Agents sind nur so gut wie die Informationen, mit denen sie arbeiten. Daher setzen wir auf ein robustes Datenmanagement, um sicherzustellen, dass unsere AI Agents stets auf konsistente, relevante und aktuelle Daten zugreifen können. Ein weiteres wesentliches Element ist die Skalierbarkeit: Die Lösung muss flexibel genug sein, um mit den wachsenden Anforderungen eines Unternehmens mitzuwachsen. Durch unser AI Agent Studio können Organisationen ihre eigenen AI Agents ohne tiefgehende Programmierkenntnisse erstellen und anpassen, wodurch sie jederzeit auf neue Anforderungen reagieren können.

Wie schätzen Sie die zukünftige Entwicklung dieser Technologie ein, insbesondere im HR-Bereich?
Die zukünftige Entwicklung von AI Agents im HR-Bereich wird von spannenden Innovationen geprägt sein. Ein wichtiger Trend ist die personalisierte Mitarbeitererfahrung: AI Agents werden zunehmend in der Lage sein, individuelle Schulungs- und Entwicklungsprogramme zu erstellen, die auf die Bedürfnisse und Karriereziele der Mitarbeitenden abgestimmt sind.

Ein weiterer Aspekt ist die Verbesserung der Mitarbeiterbindung. Durch die Analyse von Mitarbeiterfeedback und -verhalten können AI Agents frühzeitig Anzeichen für Unzufriedenheit erkennen und Unternehmen ermöglichen, gezielt Maßnahmen zur Steigerung der Zufriedenheit zu ergreifen. Darüber hinaus werden AI Agents zunehmend als virtuelle HR-Assistenten agieren, die Mitarbeitende bei administrativen Fragen unterstützen und HR-Teams entlasten.

Langfristig erwarten wir, dass sich AI Agents noch stärker in strategische Entscheidungsprozesse integrieren und Unternehmen dabei unterstützen, ihre HR-Strategien datenbasiert weiterzuentwickeln. Die intelligente Kombination aus Technologie und menschlicher Expertise wird entscheidend sein, um HR-Prozesse effizienter, personalisierter und zukunftsfähiger zu gestalten.

Welchen praktischen Rat würden Sie HR-Verantwortlichen geben, die den Einstieg in den Einsatz von AI Agents wagen möchten?
HR-Verantwortliche sollten zunächst klar definieren, in welchen Bereichen AI Agents den größten Mehrwert bieten können – etwa im Vertragsmanagement, Recruiting oder Onboarding. Entscheidend ist eine solide Datenbasis sowie die nahtlose Integration in bestehende HR-Systeme, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ebenso wichtig sind Schulungen und transparente Kommunikationsstrategien, um die Akzeptanz der Technologie im Unternehmen zu fördern. Ein schrittweiser, gut geplanter Ansatz hilft nicht nur dabei, administrative Prozesse effizienter zu gestalten, sondern ermöglicht es HR-Teams, sich verstärkt auf strategische Aufgaben und die Weiterentwicklung von Mitarbeitenden zu konzentrieren. Letztlich liegt der Schlüssel zum Erfolg in der intelligenten Kombination aus Technologie und menschlicher Expertise.

Warum sich HR-Teams für Robotik interessieren sollten

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Lotte Sodemann Sørensen, Vizepräsidentin der Personalabteilung bei Universal Robots, geht in Ihrem Gastbeitrag der Frage nach, wie Automatisierungstechnologien Herstellern bei der Gewinnung und Bindung von Arbeitskräften unterstützen kann

Lotte Sodemann Sørensen sieht in dem kollaborativen Einsatz von Automatisierungstechnologien eine Möglichkeit, dem demographischen Wandel zu begegnen.

Von Lotte Sodemann Sørensen, Vizepräsidentin der Personalabteilung bei Universal Robots

Ich bin zwischen großen Produktionsmaschinen aufgewachsen. Mein Vater leitete eine große Brauerei in Dänemark, und während meiner Kindheit erlebte ich aus erster Hand, wie Mitarbeitende körperliche Schwerstarbeit leisten mussten.

Das Verletzungsrisiko war stets präsent, und ich erlebte, wie die Einführung von Robotern einen produktiveren Arbeitsplatz mit besseren Arbeitsbedingungen, höherer Sicherheit und größeren Wachstumsmöglichkeiten schuf.

Heute befindet sich die Roboterautomatisierung auf einem völlig anderen Niveau, und die Technologie entwickelt sich rasant weiter. Insbesondere in großen Fertigungsunternehmen ist Automatisierung mittlerweile weit verbreitet und integraler Bestandteil des Produktionsprozesses. Doch für viele Personalverantwortliche ist die Robotik immer noch Neuland und sogar von Vorurteilen behaftet. Das ist bedauerlich, denn es gibt viele Möglichkeiten, wie Roboter Unternehmen dabei helfen können, einen besseren Arbeitsplatz zu schaffen und Talente zu gewinnen und zu binden.

Als Personaler müssen wir dieser Technologie Beachtung schenken, denn der Arbeitskräfte- und Fachkräftemangel sind eine massive Herausforderung, und die Robotik kann eine Lösung dafür sein.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wachsen

Die meisten HR-Teams sind sich bewusst, dass die Automatisierung mit Robotern ihre Belegschaft ergänzen kann, und es ist allgemein bekannt, dass durch den Einsatz von Automatisierung eine gesteigerte Produktivität bei gleichzeitig hoher und gleichmäßiger Produktqualität erreicht werden kann. Viele wissen auch, dass sich Roboter ideal für Aufgaben eignen, die niemand wirklich machen will – oder sollte. Bei Universal Robots nennen wir diese Aufgaben die 3Ds: dull, dirty, dangerous – die langweiligen, schmutzigen und gefährlichen Aufgaben – und durch die Automatisierung dieser Aufgaben können die Mitarbeitersicherheit gesteigert und Arbeitsunfälle reduziert werden.

Investitionen in Technologie sind auch ein wesentlicher Faktor, um als attraktiver Arbeitsplatz wahrgenommen zu werden. Denn sie fördern nicht nur die Personalentwicklung, sondern steigern auch die Attraktivität eines Unternehmens als Arbeitgeber. Dies gilt vor allem für jüngere Arbeitnehmer, die oft überzeugt werden müssen, dass Jobs in der Fertigungsbranche sicher, erfüllend und reich an beruflichen Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten sind.

Strategien wie Cross-Training, das Angebot von Entwicklungsprogrammen und Karriereplanung in Verbindung mit einer Modernisierung von Technologie und Maschinen können die Fähigkeiten der Mitarbeiter bereichern. Die Integration von Technologie, Automatisierung und Digitalisierung in der Fertigung macht die Arbeit interessanter und geistig anregender. Die Produktion auf dem neuesten Stand der Technik zu halten und die Mitarbeiter zu ermutigen, sich mit diesen Technologien und Trends vertraut zu machen, ist ein guter Weg, um ein attraktiver Arbeitsplatz zu bleiben.

Die (“schrumpfende”) Belegschaft der Zukunft

Hersteller in der ganzen Welt haben ernsthafte Probleme, qualifizierte Arbeitskräfte zu gewinnen. Im Jahr 2030 werden im verarbeitenden Gewerbe der USA voraussichtlich 2,1 Millionen Stellen unbesetzt bleiben. Mehr als 80 Prozent der chinesischen Hersteller sahen sich im vergangenen Jahr mit einem Arbeitskräftemangel konfrontiert, und in Japan, Korea und Westeuropa wird die demografische Entwicklung zu einem massiven Mangel an Arbeitskräften führen. In all diesen Ländern ist der Arbeitskräftemangel nicht nur real, sondern verschärft sich weiter.

Gleichzeitig altert unsere Belegschaft, daher ist es entscheidend, Wege zu finden, um ältere Mitarbeiter mit all ihrer Kompetenz und ihrem Erfahrungsschatz zu gewinnen und zu halten.

Um erfahrene Arbeitnehmer effektiv zu fördern, ist es sinnvoll, ihnen kontinuierliche Weiterbildungs- und Schulungsmöglichkeiten anzubieten und zu vermitteln. Dies hält sie auf dem neuesten Stand der Branchentrends und -technologien, fördert die Motivation und nutzt ihre umfangreiche Erfahrung für das Unternehmenswachstum. Gleichzeitig sorgt die  Anpassung des Arbeitsplatzes an altersbedingte körperliche Bedürfnisse, etwa durch den Einsatz von kollaborativen Robotern, auch für ein unterstützendes Umfeld und verbessert die Leistungsfähigkeit älterer Mitarbeiter. Ein Beispiel dafür ist das französische Unternehmen Carbody, wo ein durch jahrelange harte Arbeit gezeichneter Gießer seinen Job behalten konnte, da er durch Cobots, die die anstrengenden Aufgaben übernehmen, entlastet wurde. Und in unserem eigenen Produktionsstandort von Universal Robots in Odense, Dänemark, sind unsere Cobots bereits ein fester Bestandteil der Produktion und des Alltags meiner Kollegen.

Kurz gesagt, auch wenn Roboter in der Fabrikhalle für Personalverantwortliche zunächst nicht relevant erscheinen mögen, so sind sie es absolut. Roboter bieten großartige Möglichkeiten für Unternehmen, nicht nur die Produktivität und Qualität zu steigern, sondern auch sicherere, erfüllendere und bessere Arbeitsplätze für ihre Mitarbeiter zu schaffen.

Meine Botschaft an andere HR-Führungskräfte lautet daher: Machen Sie sich die neuen Technologien für eine strategische Personalplanung zunutze. Die Zukunft der Arbeit fordert Innovation, und es ist unsere Aufgabe, hier die Initiative zu ergreifen.

Über Lotte Sodemann Sørensen

Lotte Sodemann Sørensen ist Vizepräsidentin der Personalabteilung von Universal Robots, dem Weltmarktführer für kollaborierende Roboter aus Dänemark. Sie ist eine erfahrene HR-Führungskraft, die zuvor ähnliche Positionen in der High-Tech-Branche bei eBay Inc und Egmont Nordisk Film innehatte.