KI im Dokumentenmanagement

KI macht ein neues Arbeiten möglich. Welche Perspektiven sich dadurch für einzelne Prozesse ergibt, zeigt Euch Frederike Obländer, Marketingleiterin der DMSFACTORY GmbH.

Dokumentenmanagement ist inzwischen mehr als die bloße Digitalisierung von Papierdokumenten. Auch in das papierlose Büro hat Künstliche Intelligenz Einzug gehalten. Indem sie große Dokumentenmengen analysiert und auf dieser Grundlage
schnelle Antworten liefert, sorgt ein durch KI angereichertes Dokumentenmanagementsystem für noch einmal erhebliche Effizienzsteigerung.

In folgenden DMS-Anwendungsbereichen kommt KI heute zum Einsatz:

• Automatisierte Dokumentenerkennung, Identifikation und Klassifizierung
  Egal ob strukturierte oder unstrukturierte Daten – KI ist mittlerweile fähig, Dokumente automatisch zu erfassen, sie entsprechend zu kategorisieren und die relevanten Daten korrekt auszulesen und als Metadaten zu hinterlegen.
• Smart Search
  KI ist die Grundlage einer jeden intelligenten Suchfunktion. Sie optimiert die Analyse der Inhalte so, dass die Suchergebnisse wirklich nur das beinhalten, was auch gesucht wurde. Hier werden insbesondere die Inhalte der Dokumente selbst einbezogen und nicht nur Datei- bzw. Dokumentennamen.
• Beantwortung von Fragen durch Natural Language Processing (NLP)
  Auch komplexe Fragen können direkt in der Oberfläche der Anwendung gestellt und beantwortet werden. Dank Natural Language Processing-Technologien (NLP) ist die maschinelle Verarbeitung von natürlicher Sprache, in geschriebener oder auch gesprochener Form, und eine Kommunikation zwischen Mensch und Computer möglich. Die Ergebnisse
  von komplexen Suchanfragen übersteigen den Horizont manueller Suchprozesse bei Weitem.

KI-Lösungen können Workflows der täglichen Arbeit maßgeblich optimieren und sogar automatisieren. So setzen Unternehmen die finanziellen und personellen Ressourcen, die sonst für manuelle und datengetriebene Geschäftsprozesse in Anspruch genommen werden, in Zukunft an anderer Stelle weitaus sinnvoller ein. Und das Potenzial der Technologie ist
noch lange nicht ausgeschöpft. Sei es die Weiterentwicklung der Möglichkeiten durch Machine Learning oder der Fokus auf die Reflexion von KI und die damit einhergehende Fehlerkorrektur Digitale Lösungen, die von der Technik künstlicher Intelligenz unterstützt werden, bringen, richtig eingesetzt, nur Vorteile mit sich – insbesondere für den Mittelstand:

• Reduzierte Kosten und Zeitersparnis
  Mit KI-gestützten Lösungen sparen Unternehmen langfristig erhebliche Kosten. Geschäftsprozesse werden automatisiert und verlaufen so viel schneller und ressourcenschonender. Die eingesparten finanziellen und personellen Ressourcen lassen
  sich an anderer Stelle besser einsetzen.
• Geringere Fehlerquote
  Die häufigsten Fehler bei der manuellen Erfassung von Daten sind menschengemacht – sei es der klassische Zahlen- oder Buchstabendreher, das Vertauschen zweier Felder oder fehlerhafte Übersetzungen. Sobald ein manuelles Eingreifen erfolgt, steigt die Fehlerquote in der Regel automatisch. Mit Unterstützung durch KI wird das Fehlerrisiko minimiert.
  Selbstverständlich ist zu jeder Zeit eine „Prüfbarkeit“ der KI-basierten Ergebnisse, Vorgaben und Entscheidungen möglich.
• Höhere Datensicherheit
  Grundsätzlich gilt bei Prozessen: Je digitaler und automatisierter, desto nachvollziehbarer und transparenter. Mit dem Einsatz von entsprechend zertifizierten KI-gestützten Systemen können Unternehmen davon ausgehen, dass die Arbeit automatisch allen aktuellen Regularien und Standards entspricht. Eine zusätzliche Investition in die Compliance der
  Geschäftsprozesse ist nicht nötig.
• KI-gestützte Lösungen für das Dokumentenmanagement in Unternehmen sind zukunftsweisend – vor allem im Mittelstand. Es ist wichtig, diese Möglichkeiten in die Weiterentwicklung des eigenen Unternehmens miteinzubeziehen und so auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die individuell passende DMS-Lösung aus dem großen Angebot am Markt herauszufiltern ist besonders für mittelständische Unternehmen eine Herausforderung. Eines der bekannten Systeme am Markt ist M-Files, für das der DMS-Spezialist DMSFACTORY vor einiger Zeit eine „KI-Suite“ veröffentlicht hat – eine Erweiterung, die modernste KI- und Machine
Learning-Techniken kombiniert, um Dokumente automatisch zu klassifizieren und relevante Metadaten zu extrahieren.

Fazit für mittelständische Unternehmen

Die Nutzung KI-gestützter Lösungen im Dokumentenmanagement ermöglicht es besonders mittelständischen Unternehmen, ihre Effizienz erheblich zu steigern. Für Herausforderungen wie Budgeteinschränkungen und die fehlenden personellen Ressourcen bzw. das fehlende technische Know-how gibt es mittlerweile Lösungen, die es mittelständischen Unternehmen
ermöglicht, sich in Zukunft innovativ und zeitgemäß zu organisieren.